Як не продати товар, якого немає: спільний склад Prom і Rozetka

Чому продаж «того, чого немає» трапляється навіть в акуратних продавців

Ситуація знайома кожному, хто торгує одночасно на Prom і Rozetka. На складі лежить остання штука. Вранці її купують на Rozetka, а через годину приходить замовлення на Prom — бо там товар досі «в наявності». Далі неприємна розмова з покупцем, скасування, а часті скасування з вини продавця можуть позначитися на ваших показниках на майданчику.

Причина проста: Prom і Rozetka нічого не знають один про одного. У кожного майданчика своя кількість товару, і продаж на одному не змінює цифру на іншому. Поки ви самі (або програма) не оновите обидва кабінети, залишки живуть окремим життям.

Що робить ситуацію гіршою:

• Статус без кількості. Товар стоїть «в наявності», але точне число не вказане — майданчик не знає, коли він закінчився.
• Оновлення раз на день. Якщо залишки оновлюєте ввечері, весь день між продажами є «дірка», коли можна продати зайве.
• Скасування й повернення. Скасоване замовлення забули повернути на склад — і товар «зник». Або навпаки повернули занадто рано, поки посилка ще їде назад.
• Кілька ФОПів. Один і той самий товар продається з двох-трьох магазинів, а фізично лежить на одній полиці.

Що таке спільний склад простими словами

Спільний склад — це одне джерело правди про кількість. Є один залишок товару (наприклад, 5 штук), і всі майданчики показують саме його. Продали 1 на Rozetka — залишок 4 і на Rozetka, і на Prom. Привезли партію — додали в одному місці, і нова кількість пішла скрізь.

Щоб це працювало, товар на різних майданчиках треба звʼязати між собою. Найнадійніший спосіб — однаковий артикул на Prom і Rozetka. Якщо артикули різні або їх немає, жодна система не зрозуміє, що це той самий товар.

Як вести спільний склад вручну: покроково

Якщо замовлень небагато, можна обійтись без програм. Ось робочий порядок.

1. Наведіть лад в артикулах. Один товар — один артикул, однаковий на Prom і Rozetka. Для різновидів (розмір, колір) — окремий артикул на кожен.
2. Заведіть таблицю залишків. Колонки: артикул, назва, фактична кількість, дата оновлення. Це і є ваш «спільний склад».
3. Поставте точні кількості на майданчиках. Замість «в наявності» без числа вкажіть реальну кількість у кабінеті Prom і в кабінеті Rozetka.
4. Після кожного замовлення — мінус у таблиці й на обох майданчиках. Саме на обох, а не лише там, де продали.
5. Скасування до відправки — одразу плюс. Посилку, що повертається, додавайте на склад лише коли фізично її забрали.
6. Раз на тиждень звіряйте. Перерахуйте полицю й порівняйте з таблицею і кабінетами.

Альтернатива ручному редагуванню — прайс-лист за посиланням. І Prom, і Rozetka вміють забирати товари з файлу (XML), розміщеного за постійною адресою, і оновлювати з нього наявність. Тоді ви міняєте кількість в одному файлі, а майданчики його підтягують. Мінус — оновлення відбувається не миттєво, а з певною періодичністю, тож «вікно» для подвійного продажу залишається.

Де ручний спосіб ламається

Ручний облік добре працює, поки замовлень кілька на день і їх обробляє одна людина. Проблеми починаються, коли:

• замовлення приходять вечорами й на вихідних, а оновити залишок нікому;
• товарів сотні, і частина з них — різновиди з окремими кількостями;
• з замовленнями працює менеджер, а таблицю веде власник;
• є кілька ФОПів або ще й продажі в Instagram чи в точці.

У такому режимі помилки неминучі — не через неуважність, а тому, що між продажем і оновленням завжди минає час.

Як це працює в Promstat

Promstat підключається до Prom і Rozetka через офіційні API-ключі й тримає один залишок на всі маркетплейси. Змінюєте кількість товару в одному місці — і вона сама підтягується на Prom і Rozetka одночасно.

Крок 1. Підтягнути товари на склад

Після підключення магазину на порожньому складі є кнопка «Підтягнути товари в склад». Вона створює рядки складу для всіх товарів маркетплейсів з артикулом, яких ще немає. Якщо склад уже заповнений — меню «⋯» → «Синхронізувати склад з товарів»; наявні рядки при цьому не змінюються.

Не все з каталогу маркетплейсу хочеться бачити? У «Керувати товарами» можна зняти галочки з товарів, якими ви керуєте лише на маркетплейсі: Promstat не змінюватиме їхні залишки і не враховуватиме їх у статистиці складу.

Крок 2. Продаж на будь-якому майданчику зменшує один залишок

Прийшло замовлення на Rozetka — кількість на складі Promstat зменшилась, і нове число пішло на Prom. Те саме в зворотному напрямку. Ручні замовлення з Instagram, Telegram чи продаж у точці через Касу Promstat теж списують залишок, і він оновлюється на Prom і Rozetka.

Крок 3. Скасування й повернення не ламають облік

Скасоване до відправки повертається на склад одразу. Якщо ж посилку вже передали перевізнику, товар не зʼявляється на складі завчасно, поки вона в дорозі чи у відділенні — щоб його не продали вдруге. Він повернеться сам, коли Нова Пошта покаже «отримано назад», або раніше — кнопкою «Товар повернувся — на склад». Фільтр «Повернення» в Замовленнях показує, що їде назад, лежить у відділенні чи вже отримано.

Крок 4. Регулярна звірка в один клік

Склад → «⋯» → «Перевірити синхронізацію»: Promstat порівнює свої залишки з тим, що стоїть на Prom і Rozetka на всіх ФОПах. Якщо все збігається — «Залишки синхронні». Якщо ні — таблиця розбіжностей і кнопка «Виправити всі».

Крок 5. Нові надходження без ручного перерахунку

«Прийняти товар» на Складі: скануєте штрих-код сканером або камерою — кожне сканування додає +1, а «Прийняти N шт» збільшує залишок. Замовили товар у постачальника — заносите його в «В дорозі», а коли приїде, «Оприбуткувати на склад»: залишок оновиться й створиться партія із собівартістю.

Порівняння способів

Типові помилки при переході на спільний склад

Різні артикули на Prom і Rozetka

Найчастіша причина, чому залишки «не звʼязуються». Товар на Prom має артикул «KZ-12», а на Rozetka — «kz12» або взагалі без артикула. Перед підключенням будь-якої програми пройдіться по топових товарах і вирівняйте артикули. Різновиди (розмір, колір) — це окремі товари зі своїми артикулами й залишками.

Перший залишок узяли «з голови»

Спільний склад точний рівно настільки, наскільки точна стартова цифра. Перед запуском перерахуйте полицю хоча б для товарів, що продаються щотижня. Решту можна уточнювати поступово.

Частину товарів ведуть вручну, частину — програмою

Якщо якісь товари ви свідомо хочете вести лише в кабінеті майданчика (наприклад, товари під замовлення), прямо позначте це. У Promstat для цього є «Керувати товарами»: зняті товари не враховуються, а їхні залишки Promstat не змінює.

Повернення додали на склад до того, як посилка доїхала

Замовлення скасоване — і рука тягнеться одразу повернути товар. Але якщо посилка ще в дорозі назад, продати її знову не можна. Додавайте на склад лише те, що фізично лежить на полиці.

Чек-лист: що зробити сьогодні

• Перевірте, що в усіх товарів на Prom і Rozetka є однакові артикули.
• Замініть «в наявності» без числа на точні кількості.
• Визначте, хто і коли оновлює залишки після замовлень, скасувань і повернень.
• Раз на тиждень звіряйте полицю з кабінетами — або доручіть це програмі.

Якщо замовлень уже десятки на день, спробуйте Promstat на своєму магазині: підключення Prom і Rozetka займає кілька хвилин за API-ключем, а якщо не хочеться розбиратись — натисніть «Зробіть за мене», і налаштуємо разом. Спробувати 14 днів безкоштовно, без картки.

Читайте також: CRM для Prom, CRM для Rozetka, Promstat для маркетплейсів, накладна Нової Пошти із замовлення Prom.

Часті питання

Оновлено: 2026-10-14