Як створити накладну Нової Пошти із замовлення Prom за 10 секунд

Скільки кроків займає одна накладна вручну

Більшість продавців на Prom відправляють Новою Поштою. І більшість досі роблять це так: відкривають замовлення в кабінеті Prom, копіюють імʼя, телефон, місто, відділення, переходять у кабінет Нової Пошти, вставляють, заповнюють вагу й оцінку, створюють накладну, копіюють номер і повертаються в Prom вписати його в замовлення. А потім ще міняють статус.

На одне замовлення — кілька хвилин. На двадцять — уже година, яку можна було витратити на закупівлю чи рекламу. А кожне копіювання — шанс помилитися в цифрі телефона чи номері відділення.

Як створити накладну вручну: покроково

Якщо замовлень небагато, ось порядок, який зменшує помилки.

1. Відкрийте замовлення в кабінеті Prom. Перевірте спосіб доставки (Нова Пошта, відділення чи адреса), спосіб оплати і чи вже оплачене замовлення онлайн.
2. Скопіюйте дані покупця. ПІБ, телефон у форматі 380XXXXXXXXX, місто, номер відділення або поштомату (або адресу, якщо доставка курʼєром).
3. Створіть відправлення в кабінеті Нової Пошти. Вкажіть відправника, отримувача, вагу, кількість місць, оголошену вартість, хто платить за доставку.
4. Налаштуйте оплату при отриманні, якщо вона потрібна. Сума — те, що покупець ще не сплатив. Для ФОП це зазвичай послуга «Контроль оплати», яку спершу треба активувати в кабінеті НП.
5. Збережіть і скопіюйте номер ТТН.
6. Поверніться в Prom. Впишіть номер у замовлення і змініть статус — щоб покупець бачив, що посилка в дорозі.
7. Надрукуйте накладну або наклейку і приклейте на посилку.

Де найчастіше помиляються

• Телефон з пробілами чи без коду країни — Нова Пошта не приймає.
• Відділення переплутане з поштоматом (у поштоматів свої обмеження за розміром і вагою).
• Накладений платіж на повну суму, хоча покупець уже вніс передоплату.
• Номер ТТН не вписали в Prom — покупець не бачить, що посилка вже їде, і пише в чат.
• Накладну створили ввечері, а дата відправки — сьогоднішня, хоча відвезете завтра.

Що вказати в накладній: поле за полем

Типові ситуації із замовленнями Prom

Покупець оплатив онлайн

Якщо замовлення вже оплачене через онлайн-оплату Prom, оплату при отриманні ставити не треба. Головне — переконатися, що оплата справді пройшла, перш ніж відправляти. У Promstat, якщо клієнт ще не оплатив онлайн-оплату, при створенні ТТН буде попередження, а автоматичне створення ТТН чекає оплати.

Часткова передоплата

Покупець вніс частину суми на рахунок, решту платить при отриманні. Вручну легко помилитися й поставити повну суму. У Promstat оплата при отриманні рахується як залишок після передоплати.

Кілька ФОПів

Замовлення прийшло на магазин одного ФОПа — і накладна має бути від відправника саме цього ФОПа. У Promstat ключ Нової Пошти і відправник налаштовуються для кожного ФОПа окремо в Налаштування → ФОПи.

Як це зробити в Promstat за один натиск

Promstat підключається до Prom через API-токен і до Нової Пошти через ваш ключ API. Після цього дані замовлення не треба нікуди копіювати.

Налаштування — один раз

1. Візьміть ключ API Нової Пошти. new.novaposhta.ua → Налаштування → Безпека → «Мої ключі API».
2. Вставте його в Promstat. Налаштування → ФОПи → «Редагувати» → картка «Нова Пошта».
3. Налаштуйте відправника. «Відправник, місто, відділення» → «Налаштувати»: відправник, місто, відділення чи поштомат, контактна особа і «До котрої відвозите посилки».
4. Перевірте підключення. Кнопка «Перевірити підключення».

Кожне замовлення — один натиск

Відкрийте замовлення Prom → «Наступний крок» → «Виписати ТТН Нова Пошта». Накладна створюється з даних замовлення, а номер сам відправляється на Prom. Сума оплати при отриманні рахується як залишок після передоплати. Якщо клієнт ще не оплатив онлайн-оплату — Promstat попередить. Якщо створити ТТН після часу «До котрої відвозите посилки», дата відправки сама ставиться на завтра.

Prom-замовлення з адресною доставкою Promstat виписує на двері. А якщо автоматично ТТН не вийшла (наприклад, покупець вказав щось нестандартне), у замовленні зʼявиться «Виписати вручну →»: у ручну форму можна вставити одним шматком текст із ПІБ, телефоном, містом і відділенням, і Promstat сам розкладе його по полях. Там же є перемикач Відділення / Адреса.

Ще швидше: автоматизації

Якщо замовлень багато, натискання можна прибрати зовсім. У Меню → «Автоматизації» → «Готові» є тумблери:

• «Самі приймати нові замовлення» — замовлення, яке ви не прийняли за 30 хвилин, Promstat прийме сам.
• «Самі створювати ТТН» — після прийняття замовлення отримує накладну так само, як від кнопки. Якщо ТТН вже є чи доставка інша — пропускає; неоплачену Пром-оплату — чекає оплати. Не вдалось — створюється задача й пуш, без повторів.
• «Створили ТТН — замовлення саме стає «Прийнято»» (Prom).
• «Надсилати покупцю номер ТТН» — у чат замовлення, з 9:00 до 20:00. Можна ще й SMS, якщо підключено TurboSMS.
• «Нагадувати забрати посилку» — коли вона 3 дні лежить у відділенні.

Детальніше про те, як Promstat працює з Prom, — на сторінці CRM для Prom.

Порівняння способів

А якщо не тільки Нова Пошта

У Promstat є також ТТН Укрпошти (на сайті і в застосунку для iPhone) і ROZETKA Delivery для замовлень Rozetka. А якщо накладну вже створили в кабінеті перевізника — її можна привʼязати до замовлення: «Вписати» → номер → перевізник → «Зберегти».

А якщо працюєте з телефона: у застосунку Promstat для iPhone теж можна виписати ТТН Нової Пошти з вагою, кількістю місць, оцінкою й платником, а Укрпошту — окремою кнопкою з друком наклейки. Для Android застосунку немає — відкривайте promstat.com у браузері телефона.

Підсумок

• Вручну накладна із замовлення Prom — це копіювання даних у кабінет Нової Пошти, розрахунок оплати при отриманні і повернення номера ТТН у Prom.
• Найчастіші помилки — формат телефона, поштомат замість відділення, повна сума накладеного платежу при передоплаті й забутий номер ТТН у Prom.
• Оплата при отриманні для ФОП зараз зазвичай іде через послугу «Контроль оплати» — перевірте, що вона активна у вашому кабінеті НП.
• У Promstat накладна створюється кнопкою «Виписати ТТН Нова Пошта», номер сам іде на Prom, а з тумблером «Самі створювати ТТН» — навіть без натискання.

Як почати

1. Зареєструйтесь у Promstat — 14 днів безкоштовно, без картки.
2. Підключіть Prom API-токеном (кабінет Prom → Налаштування → Управління API-токенами).
3. Додайте ключ Нової Пошти й відправника — і першу накладну створите з першого ж замовлення. Не хочете розбиратись — «Зробіть за мене», налаштуємо разом.

Спробувати безкоштовно · Читайте також: спільний склад Prom і Rozetka, чеки ПРРО для продавця, тарифи.

Часті питання

Оновлено: 2026-10-14